![]() |
|
Et godt link! Har du et godt link som du mener at andre kan have nytte af kan du lægge det her. Denne kategori er ikke beregnet til debat. |
![]() |
|
Emne Værktøjer | Visningsmetode |
![]() |
#11 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Løbende aktindsigt
Ankestyrelsens principafgørelse F-1-05 "Gældende" om aktindsigt - løbende aktindsigt - part - regelmæssige mellemrum
https://www.retsinformation.dk/eli/accn/W20051075225 Resume: En kommune havde pligt til at give løbende aktindsigt med regelmæssige mellemrum i den sag i kommunen, som vedrørte støtte til familien i anledning af et barns handicap. Det var således ikke tilstrækkeligt, at give aktindsigt i forbindelse med partshøring før afgørelsen. Af den forvaltningsretlige litteratur og en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand fremgår, at en part som hovedregel har ret til løbende aktindsigt. Der forelå ikke sådanne særlige omstændigheder i sagen, at hovedreglen kunne fraviges. Love: Forvaltningsloven - lov nr. 571 af 19. december 1985 - § 9 Sagsfremstilling: Familien havde to børn, en pige på 11 år og en dreng på 8 år. Drengen var autistisk. På grund af drengens handicap havde familien behov for særlig støtte fra kommunen. Forældrene anmodede kommunen om aktindsigt i de dokumenter, der måtte forefindes vedrørende familien, og derefter løbende aktindsigt. Kommunen meddelte aktindsigt i sagens akter. Kommunen gav samtidig afslag på løbende aktindsigt. Afslaget var begrundet med, at kommunen var forpligtet til at partshøre i forbindelse med afgørelser, der skulle træffes. Parthøringen skulle ske i henhold til forvaltningslovens § 19. Begrundelsen var yderligere, at langt de fleste akter ville være familien bekendt, idet der ville være tale om korrespondance mellem familien og afdelingen. Det sociale nævn traf afgørelse vedrørende løbende aktindsigt og fandt, at familien var berettiget til løbende aktindsigt, som beskrevet i begrundelsen. I sin afgørelse skrev nævnet, at det af sagen fremgik, at kommunen havde afslået at give løbende aktindsigt med den begrundelse, at forældrene ville blive partshørt før kommunen traf afgørelser i sagen, og at forældrene i øvrigt var bekendt med sagens dokumenter, fordi den i det væsentlige omfattede korrespondance, som forældrene havde været involveret i. Nævnet fandt ikke, at kommunen med den givne begrundelse havde været berettiget til at afslå anmodningen om løbende aktindsigt. Nævnet havde herved lagt vægt på, at det fulgte af forvaltningslovens § 9 og den juridiske litteratur, at en myndighed som udgangspunkt var forpligtet til at efterkomme en anmodning fra en part om løbende aktindsigt. Myndigheden måtte herefter sørge for, at parten løbende eller i hvert fald med regelmæssige mellemrum blev gjort bekendt med nye dokumenter i sagen. Kommunen klagede herefter over det sociale nævns afgørelse. Kommunen mente ikke, at den havde pligt til at sende akter hver eneste gang der blev skrevet notater i journalen. Det var kommunens opfattelse, at man opfyldte forvaltningslovens krav, hvis man i forbindelse med partshøringen før afgørelser i sagen fremsendte de seneste akter. Kommunen henviste til, at udgangspunktet for partens adgang til løbende aktindsigt i den juridiske litteratur ikke kunne antages at gælde for sager, hvor der blev truffet en række forskellige indbyrdes uafhængige afgørelser, og hvor sagsforløbet strakte sig over et længere tidsrum. Ankestyrelsen besluttede at behandle sagen principielt med henblik på at belyse parters ret til løbende aktindsigt. Afgørelse: Ankestyrelsen fandt, at kommunen havde pligt til at give løbende aktindsigt med regelmæssige mellemrum. Styrelsen var således enig i det sociale nævns afgørelse. Ankestyrelsen lagde ved afgørelsen til grund, at klagen alene vedrørte spørgsmålet om kommunens pligt til at give løbende aktindsigt i den sag/de sager, som kommunen behandlede og traf afgørelse i, og som vedrørte hjælp til familien som følge af barnets handicap. Ankestyrelsen fandt ikke, at der forelå sådanne særlige forhold i sagen, at kommunen kunne give afslag på løbende aktindsigt. Begrundelsen var, at en part efter forvaltningslovens § 9 havde ret til at få aktindsigt i en sag, hvor der var eller ville blive truffet afgørelse. Begrundelsen var yderligere, at det af den forvaltningsretlige litteratur og en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand fremgik, at en part som udgangspunkt havde ret til løbende aktindsigt. Det blev antaget at udgangspunktet dog kunne fraviges i sager, hvori der skulle træffes en række forskellige indbyrdes uafhængige afgørelser og sagsforløbet strakte sig over et længere tidsrum, f.eks. socialforvaltningens samlesager, hvor alle klientens forhold blev behandlet under et. Her måtte parten præcisere, hvilket spørgsmål han eller hun ønskede at følge. Der kunne bl.a. henvises til den kommenterede forvaltningslov ved John Vogter, 3. udgave, 2001, s. 289-290 og Folketingets Ombudsmands Beretning 1992, sag 4-1, s. 67 f. Ankestyrelsen fandt ikke, at udgangspunktet kunne fraviges i denne sag. Ved denne vurdering blev der lagt vægt på, at de sager, hvor kommunen traf afgørelser om forskellige former for ydelser som følge af barnets handicap, vurderedes at have en indbyrdes tæt sammenhæng. Selv om der var tale om et længere sagsforløb, måtte afgørelserne antages at blive truffet på helt eller delvis det samme oplysningsgrundlag, på baggrund af beskrivelser af barnets handicap og hans og familiens særlige behov som følge af dette. Ankestyrelsen bemærkede dog, at afgørelsen om at aktindsigt skulle gives med regelmæssige mellemrum ikke betød, at kommunen havde pligt til at give aktindsigt hver gang der tilgik et notat i sagen, som anført af kommunen i klagen. Ankestyrelsen bemærkede i øvrigt til kommunens henvisning til reglerne om partshøring i klagen, at forvaltningsloven havde forskellige regler, der regulerede aktindsigt respektive partshøring. Aktindsigt skulle gives på baggrund af en anmodning fra en part og partshøring skulle ske på myndighedens initiativ. Loven stillede bl.a. forskellige krav i forhold til hvilke dokumenter, der skulle indgå i aktindsigt og hvilke dokumenter, der skulle partshøres over. Forskellen mellem aktindsigt og partshøring var herudover bl.a. kommet til udtryk i retten til at klage. En myndigheds afgørelse om aktindsigt, fx om ikke at give aktindsigt i interne akter, kunne efter forvaltningslovens § 16, stk. 4 påklages særskilt til den myndighed, som var klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, begæringen om aktindsigt vedrørte. Styrelsen var derfor enig med det sociale nævn i, at et afslag på aktindsigt, herunder på løbende aktindsigt, ikke kunne ske med henvisning til reglerne om partshøring. Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#12 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Aktindsigt kunne ikke sættes i bero med henvisning til coronapandemien
Aktindsigt er en af grundpillerne i vores retssikkerhed.
Ankestyrelsen oplyser: "Vordingborg Kommune havde under coronapandemien meddelt en borger, at kommunen havde lukket ned for alle ikke-kritiske funktioner, og at hans henvendelser om aktindsigt ikke var omfattet af kritiske funktioner. Ankestyrelsen udtalte, at kommunen ikke var berettiget til at nedprioritere sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven og sætte dem i bero på ubestemt tid under coronapandemien." https://ast.dk/tilsynet/udtalelser/u...e-da46fddad00e https://ast.dk/tilsynet/udtalelser/u...t__Rt500rG.pdf Ankestyrelsens brev til Vordingborg Kommune 28. oktober 2022 J.nr. 20-16100 Ankestyrelsen 7998 Statsservice Tel +45 3341 1200 [email protected] [email protected] EAN-nr: 57 98 000 35 48 21 Åbningstid: man-fre kl. 9.00-15.00 Tilsynsudtalelse om aktindsigt under coronapandemien Ankestyrelsen vender nu tilbage til sagen om Vordingborg Kommunes behandling af anmodninger om aktindsigt under coronapandemien. Resumé Det er Ankestyrelsens opfattelse, at Vordingborg Kommune ikke var berettiget til at nedprioritere sager om aktindsigt omfattet af offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven og sætte sagerne i bero på ubestemt tid med henvisning til coronapandemien. Ankestyrelsen beder kommunen om inden for 1 måned at oplyse, hvad udtalelsen giver kommunen anledning til. Vi beklager den lange sagsbehandlingstid. Sagens oplysninger [A] skrev den 25. marts 2020 til blandt andet Ankestyrelsen og Vordingborg Kommune om manglende besvarelse af en aktindsigtsanmodning, som han havde fremsat over for kommunen den 12. februar 2020. Kommunen svarede den 30. marts 2020 følgende: ”Du har de seneste uger sendt os en del begæringer om aktindsigt og klager over mangel på svar på disse begæringer. Som du ved, har kommunen lukket ned for alle ikke-kritiske funktionen efter regeringens henstilling og beslutning. Vi finder ikke dine henvendelser er omfattet af kritiske funktioner. I denne tid har vi heller ikke adgang til kommunens arkiver, og vi vil derfor ikke besvare dine henvendelser særskilt. Vi sender heller ikke dine klager videre til Ankestyrelsen, idet vi forinden vil være forpligtet til at foretage en fornyet gennemgang af sagen. Som du kan se, har vi også sendt denne mail til Ankestyrelsen. Vi har endvidere bemærket, at en stor del af dine henvendelser ikke vedrører Vordingborg Kommune men i stedet Vordingborg Forsyning. Du vil ikke modtage svar før efter, at situationen er normaliseret.” [A] fremsatte samme dag bemærkninger over for kommunen, herunder at han ikke var bekendt med, at offentlighedsloven skulle være sat ud af kraft. [A] skrev desuden til Ankestyrelsen om sagen den 31. marts 2020. Ankestyrelsen bad den 3. april 2020 kommunen om en redegørelse med henvisning til følgende: ”Ankestyrelsen forstår umiddelbart Vordingborg Kommunes mail til [A] således, at kommunen har besluttet at sætte behandlingen af alle sager om [A]s ret til aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven (samt eventuelt forvaltningsloven) i bero på ubestemt tid. Indledningsvis beder vi Vordingborg Kommune om senest den 15. april 2020 at oplyse, hvorvidt vores ovenfor beskrevne forståelse af kommunens beslutning er rigtig. Vi bemærker, at det er Ankestyrelsens umiddelbare vurdering, at Vordingborg Kommune ikke har hjemmel til at træffe en sådan 2 beslutning. I den forbindelse lægger vi til grund, at [A] ikke har anmodet om partsaktindsigt i en sag inden for et af de områder, hvorpå der i den seneste tid er udstedt en bekendtgørelse om fravigelse af regler i medfør af epidemiloven. Hvis kommunen ikke på baggrund af denne høring finder anledning til at trække beslutningen tilbage, beder vi desuden om kommunens bemærkninger til følgende spørgsmål til brug for vores overvejelser om at rejse en tilsynssag: • Hvordan skal kommunens beslutning forstås? • Med hvilken hjemmel anser kommunen sig berettiget til at fravige sagsbehandlingsfristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven (samt eventuelt forvaltningsloven)? • Hvorfor har kommunen ikke ”adgang til” sine egne arkiver? • Har kommunen sat behandlingen af alle borgeres verserende sager om aktindsigt i bero? Hvis en sådan beslutning alene er truffet over for [A], beder vi kommunen om at redegøre for sine overvejelser i relation til ligebehandlingsprincippet.” Kommunen oplyste i et høringssvar af 14. april 2020 følgende: ”Vordingborg Kommune har i denne tid været nødt til at prioritere anvendelsen af ressourcerne således, at kritiske funktioner opprioriteres til fordel for ikke-kritiske. Men det betyder ikke, at [A]s mange henvendelser ikke behandles. Alle gennemgås for at afgøre, om det umiddelbart er en henvendelse, vi vil kunne besvare umiddelbart. I mange af aktindsigtsbegæringerne fra [A] gentager han tidligere begæringer – og som vi har besvaret. Endvidere sender han begæringer, der vedrører verserende retssager (og som angår Vordingborg Forsyning). I kommunen gør vi faktisk meget for at overholde de sagsbehandlingsfrister, der er gældende ifølge lovgivningen, men i denne tid oplever vi en force majeure lignende tilstand, som 3 bevirker, at vi ikke har mulighed for at overholde alle frister. Og det giver vi så afsender af begæringen besked om. Når vi skriver, at kommunen ikke har adgang til vore arkiver, skal det forstås således, at vi ikke har adgang til vore fysiske arkiver. [A] anmoder om aktindsigt i sager helt tilbage fra 1950-erne – og det er således nødvendigt at finde frem til, om vi har noget i de fysiske arkiver i de gamle kommuner. Dette kræver 2-4 menneskers indsats (og nogle gange flere), og det er ressourcer, vi ikke kan mobilisere i denne tid, hvor alle ansatte i forvaltningen – der ikke udfører kritiske funktioner – er hjemsendt. Ovennævnte er en beslutning, der for så vidt angår alle borgeres sager om aktindsigt, men vi skal understrege, at en del af sagerne kan besvares umiddelbart, hvilket vi så gør.” Kommunen oplyste den 23. april 2020 supplerende til Ankestyrelsen, at kommunens ledelse på grund af smitterisiko ikke ønskede at sende medarbejdere ned i arkivet, som er et lille lokale i en kælder. Kommunen oplyste også, at [A]s anmodninger er ressourcekrævende og ikke kan klares ved et hurtigt besøg i arkivet. Den 30. oktober 2020 sendte Ankestyrelsen følgende supplerende høring til kommunen: ”Vordingborg Kommune har bl.a. oplyst, at kommunerne har fået friere rammer til at prioritere de almindelige kommunale opgaver for bedst muligt at kunne håndtere Covid-19-situationen. Kommunen har også oplyst, at den befinder sig i en ’force majeure lignende tilstand’ som bevirker, at den ikke er i stand til at overholde alle frister. Kommunen har henvist til, at de ansatte i forvaltningen i overensstemmelse med regeringens henstilling og beslutning er sendt hjem, medmindre de udfører kritiske funktioner. Kommunen har vurderet, at besvarelsen af [A]s henvendelser ikke er ’omfattet af kritiske funktioner’, og at kommunen aktuelt ikke kan mobilisere de nødvendige ressourcer til at besvare dem, da kommunen er nødt til at opprioritere kritiske funktioner. Kommunen har henvist til, at [A]s anmodninger har en sådan karakter, at besvarelsen af dem forudsætter, at kommunen gennemsøger de fysiske arkiver for eventuelle dokumenter, før de 4 kan besvares. Grundet smitterisiko ønsker ledelsen ikke, at medarbejderne bruger arkivet. Grundet anmodningernes store omfang vurderer kommunen, at det ville tage 2-4 alternativt 4-6 medarbejdere dagevis at gennemsøge arkiverne for de udbedte oplysninger, og at opgaven således ikke vil kunne klares ved et hurtigt besøg i lokalerne. Arkiverne opbevares i et lille værelse i en kælder. Ankestyrelsen må indledningsvis lægge til grund, at kommunen i sit høringssvar af 14. april 2020 erkender, at den i visse sager ikke overholder alle frister for besvarelse af anmodninger om aktindsigt. Ankestyrelsen beder derfor kommunen om at præcisere, med hvilken lovhjemmel kommunen mener, at lovgivningens sagsbehandlingsfrister, f.eks. 2013-offentlighedslovens § 36, stk. 2, 2. pkt., kan tilsidesættes. Det fremgår af denne bestemmelse, at en anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Ankestyrelsen beder også kommunen om at oplyse, om anmodninger om aktindsigt, som ikke forudsætter en gennemgang af kommunens fysiske arkiver, behandles inden for lovgivningens sagsbehandlingsfrister. Ankestyrelsen beder også kommunen om at oplyse, hvorfor Covid- 19-situationen kræver mellem 2 og 6 medarbejdere til at gennemgå kommunens fysiske arkiver, og herunder beskrive, på hvilken måde en gennemgang af de fysiske arkiver vil indebære overtrædelse af Sundhedsstyrelsens retningslinjer. Endelig bedes det oplyst, om kommunen har overvejet at iværksætte tiltag med henblik på at kunne håndtere aktindsigtsanmodninger, der kræver adgang til fysiske arkiver, i større udstrækning i forbindelse med Covid-19-situationen. Kommunen bedes endvidere nærmere redegøre for, hvilken betydning anmodningernes store omfang har, hvis det hindrer kommunen i at overholde lovgivningens krav til sagsbehandlingsfrister. 5 Kommunen har meddelt [A], at den ikke vil besvare hans henvendelser ”særskilt”, og at han ikke vil modtage svar på anmodninger om aktindsigt eller klager over afgørelser om aktindsigt ”før efter situationen er normaliseret”. Kommunen bedes nærmere redegøre for, hvordan formuleringerne ”særskilt” og ”normaliseret” skal forstås, og herunder beskrive, hvilken procedure, kommunen følger i forbindelse med underretning til den, der har anmodet om aktindsigt, jf. f.eks. 2013-offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt. Det følger af denne bestemmelse, at den, der har anmodet om aktindsigt, inden for den ovennævnte 7-dagesfrists udløb skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Kommunen har oplyst, at mange henvendelser fra [A] ikke vedrører kommunen, men Vordingborg Forsyning, og at mange af [A]s aktindsigtsanmodninger er gentagelser af tidligere besvarede anmodninger. Kommunen bedes oplyse, om anmodninger om dokumenter/oplysninger i Vordingborg Forsynings besiddelse (straks) videresendes til besvarelse af rette myndighed, og om kommunen i givet fald orienterer [A] om videresendelsen? Kommunen bedes endvidere oplyse, hvilken betydning det har for kommunens sagsbehandling, at der er tale om en anmodning, som tidligere er besvaret. Kommunen har oplyst, at den gennemgår [A]s henvendelser med henblik på en umiddelbar vurdering af, om de kan vurderes umiddelbart. En del henvendelser kan besvares umiddelbart, hvilket kommunen så gør. Ankestyrelsen beder kommunen om at oplyse, hvor mange henvendelser fra [A], som kommunen har besvaret siden den 30. marts 2020? Hvor mange af disse besvarede henvendelser var anmodninger om aktindsigt eller klager over en afgørelse om aktindsigt. 6 Endvidere beder vi kommunen om at oplyse, hvor mange henvendelser om aktindsigt fra [A], der aktuelt er ubesvarede af kommunen? Endelig beder vi kommunen om at oplyse, om forholdene har ændret sig siden redegørelsen af 14. april 2020.” Kommunen sendte den 11. november 2020 følgende redegørelse til Ankestyrelsen: ”Ved brev af 30. oktober 2020 har Ankestyrelsen anmodet Vordingborg Kommune om et supplerende høringssvar i sagen om, at kommunen i foråret 2020 så sig nødsaget til at suspendere visse begæringer om aktindsigt – dvs de begæringer, der kræver en fysisk gennemgang af kommunens arkiver’ – på grund af en ’force majeure lignende tilstand’. Vi kan meddele, som vi også tidligere har beskrevet, at det alene er aktindsigtsbegæringer, der krævede en gennemgang af kommunens fysiske arkiver, der er har fået en udsat svartid. Dette er så blevet meddelt borgeren. Ankestyrelsen beder Vordingborg Kommune oplyse, hvorfor Covid- 19-situationen kræver flere medarbejderes gennemgang af kommunens fysiske arkiver. Vi skal meddele, at det ikke er Covid- 19-situationen, der er udslagsgivende for antallet af medarbejdere, der arbejder på at udfinde de arkivdokumenter, der er forespurgt på, men alene sagens omfang. Og det forholder sig sådan, at når flere befinder sig fysisk i et lille kælderværelse, ville det efter vores opfattelse stride imod, at det alene ifølge sundhedsmyndighedernes og regeringens udmelding var kritiske funktioner, der skulle udføres. Ankestyrelsen beder os dernæst oplyse, om ’kommunen har overvejet at iværksætte tiltag med henblik på at kunne håndtere aktindsigtsanmodninger, der kræver adgang til fysiske arkiver, i større udstrækning i forbindelse med Covid-19-situationen’. Hertil skal vi bemærke, at kommunen gennem flere år har arbejdet på at frigøre sig fra de fysiske arkiver gennem digitalisering af dokumenter. Ankestyrelsen anmoder tillige Vordingborg Kommune om at redegøre for, hvilken betydning anmodningernes store omfang har, 7 hvis det hindrer kommunen i at overholde lovgivningens krav til sagsbehandlingsfrister. Vi kan meddele, at i det omfang, vi modtager mange anmodninger om aktindsigt, og ekspeditionen af disse skønnes at tage lang tid, meddeler vi den forventede ekspeditionstid til spørgeren umiddelbart efter modtagelse af anmodningen og senest indenfor 7-dages fristens udløb. Dernæst anmoder Ankestyrelsen Vordingborg Kommune om at oplyse, om [A]s anmodninger om aktindsigt, der vedrører Vordingborg Forsyning, straks videresendes til Vordingborg Forsyning og om [A] underrettes herom. Dette kan vi besvare bekræftende, men vi synes ikke det er hensigtsmæssigt at kommunen skal gennemgå disse anmodninger, der reelt set ikke vedrører Vordingborg Kommune, så i overensstemmelse med Ombudsmandens udtalelse i FOB 2009 17-2 har vi bedt [A] om fremover at sende disse direkte til Vordingborg Forsyning. I FOB 2009 udtalte Ombudsmanden, at en myndighed i tilfælde af at en anmodning om aktindsigt blev sendt til en ’forkert’ myndighed enten skulle videresende til rette myndighed eller alternativt vejlede om, hvem der er rette myndighed. Ankestyrelsen anmoder os om at oplyse, hvor mange henvendelser om aktindsigt fra [A], der aktuelt er ubesvarede af kommunen. Hertil kan vi oplyse, at der så vidt vi kan se, ikke findes ubesvarede begæringer om aktindsigt eller klager, der ikke er ekspederet. Endelig beder Ankestyrelsen Vordingborg Kommune oplyse, hvilken betydning det har for kommunens sagsbehandling, at der er tale om en anmodning, som tidligere er besvaret. I disse tilfælde sender vi en kopi til spørgeren af den tidligere besvarelse, og meddeler spørgeren, at hvis henvendelser ikke indeholder nye afgørende oplysninger vil der ikke fremover blive svaret på henvendelsen. Det betyder, at kommunen på den ene side overholder den offentlige lovgivning og på den anden side, at kommunen for så vidt angår henvendelser fra spørgeren anvender færrest mulige ressourcer Afslutningsvist beder Ankestyrelsen kommunen oplyse, om forholdene har ændret sig siden redegørelsen af 14. april 2020. Dette kan vi besvare med, at vi jf. regeringens udmelding den 9. 8 juni 2020 fik lov til at genoptage arbejdet fra den 15. juni 2020, hvorefter alle forhold blev ’normaliseret’.” [A] kom den 14. og 15. november 2020 med bemærkninger til sagen. Han anførte bl.a., at kommunen overdriver, hvor tidskrævende det er at fremsøge akter i dens arkiver, og at han i 2014 fik beskrevet af en anden borger, hvordan kommunens medarbejdere brugte arbejdstiden på andet end arbejde, mens han selv fremsøgte dokumenter i kommunens arkiv. Han anførte også, at der er rod i kommunens arkiver, at kommunen ikke overholder arkivloven, og at det er krænkende, at kommunen bruger dette forhold til at udsætte besvarelsen af hans anmodninger om aktindsigt. Regler og praksis Offentlighedslovens regler om sagsbehandlingsfrister Offentlighedslovens §§ 36, 37 og 38 har følgende ordlyd: ”§ 36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. [...] § 37. Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage 9 efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. [...] § 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i § 37, stk. 2. [...]” Offentlighedslovens § 36, stk. 2, indeholder regler om sagsbehandlingstid og underretningspligt i aktindsigtssager. Det følger af offentlighedslovens § 36, stk. 2, 1. pkt., at en anmodning om aktindsigt skal behandles snarest. Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at det med udtrykket ”snarest” er tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Efter bestemmelsen i § 36, stk. 2, 2. pkt., skal en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter anmodningen er modtaget, medmindre dette på grund af for eksempel sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Der er ikke tale om en udtømmende opregning, hvorfor også andre forhold kan begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Det kan for eksempel være berettiget at udsætte færdigbehandlingen i de tilfælde, hvor den pågældende myndighed på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan behandle sagen inden for 7 10 dage, eller at myndigheden må behandle andre hastesager, der i øvrigt er under ekspedition hos myndigheden. Desuden kan ressourcemæssige og personalemæssige forhold begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen, hvis de specifikt rammer den del af myndigheden, som skal behandle anmodningen om aktindsigt. En udskydelse kan også begrundes med, at den pågældende sagsbehandler er midlertidigt fraværende på grund af sygdom, bortrejse og lignende (f.eks. deltagelse i et efteruddannelseskursus af nogle dages varighed), jf. pkt. 10.3 i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven samt Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist-og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave, 2020, s. 841. Almindelige ressourcemæssige forhold kan imidlertid ikke begrunde en udskydelse af aktindsigtsanmodningen. Det skyldes, at aktindsigtsanmodninger generelt skal behandles med særlig høj prioritet. Det kan heller ikke antages, at det forhold, at sagsbehandleren på det tidspunkt, hvor en aktindsigtsanmodning modtages, er taget på ferie, kan begrunde en udsættelse af sagsbehandlingsfristen. I sådanne tilfælde må myndigheden sikre sig, at andre tilbageværende ansatte behandler aktindsigtsanmodningen, jf. Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave 2020, s. 845. I sagen FOB 2016-45 udtalte Folketingets Ombudsmand, at afholdelse af sommerferie hos de relevante sagsbehandlere ikke i sig selv kan bevirke, at de frister, der er opstillet for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil, kan udsættes. Myndigheder kan således ikke ”lukke ned” for behandlingen af visse aktindsigtsanmodninger, men må have et beredskab i ferien, der i udgangspunktet gør det muligt at behandle sagerne inden for de frister, der er opstillet i loven og forarbejderne. Ombudsmanden bemærkede dog, at det næppe altid vil kunne undgås, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid stiger i en periode, hvor mange medarbejdere holder ferie. I sagen FOB 2021-1 udtalte Folketingets Ombudsmand videre, at det ikke var i overensstemmelse med offentlighedslovens § 36, stk. 2, at udsætte behandlingen af anmodningen om aktindsigt i tre uger på grund af ferielukning i en situation, hvor myndigheden holdt helt lukket. 11 I de tilfælde, hvor sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en fristoverskridelse, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage. I helt særlige tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser for eksempel juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage. Det kan for eksempel være tilfældet, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed behandler. Der henvises til de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist- og Økonomforbundets forlag, 2. udgave 2020, side 835, er det i tilknytning hertil anført følgende: ”Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til § 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Det anførte skal også ses i sammenhæng med, at myndigheden har mulighed for i medfør af § 9, stk. 2, nr. 1, at afslå en omfattende anmodning med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. pkt. 1 i kommentaren til § 9, stk. 2, nr. 1.” I pkt. 10.3 i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven er det om udtrykket ”7 arbejdsdage” anført, at lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis en kommune vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen. Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af § 36, stk. 2, 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. 12 Det fremgår af offentlighedslovens § 37, stk. 2, at en klage over en afgørelse om aktindsigt skal videresendes til en eventuel klageinstans snarest og senest syv arbejdsdage efter modtagelsen i kommunen. Ifølge offentlighedslovens § 38, stk. 1, gælder samme ordning, hvis sagen skal indbringes for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed, fordi der ikke er nogen administrativ klageinstans. Det fremgår af pkt. 4.17.1.4. i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at bestemmelsen om tvungen remonstration er begrundet i hensynet til en hurtig og effektiv klagesagsbehandling. Det fremgår videre af lovforslagets specielle bemærkninger til bestemmelsen i offentlighedslovens § 37, stk. 2, at fristen på syv arbejdsdage forudsættes at skulle overholdes, medmindre klageren har gjort helt nye synspunkter og anbringender gældende, eller genbehandlingen kræver mere tid, f.eks. fordi sagen skal forelægges for et kollegialt organ. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave, 2020, s. 861, er følgende anført om videresendelsesfristen: ”Det bemærkes, at ordlyden af § 37, stk. 2, ikke som § 36, stk. 2, indeholder en angivelse af, hvilke forhold der kan begrunde en udsættelse af videresendelsen af klagen til klageinstansen. Det anføres blot, at myndigheden ’som udgangspunkt’ senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen skal videresende klagen mv. Heri må antages at ligge en forudsætning om, at 7 arbejdsdages-fristen ikke kan udskydes så tit og i så lang tid, som efter § 36, stk. 2, hvilket også følger af, at der er tale om en remonstrationsprøvelse, der alt andet lige er enklere at foretage end den vurdering, som myndigheden foretager i første omfang af spørgsmålet om aktindsigt. Herudover bemærkes, at bestemmelsen i § 37, stk. 2, ikke kræver, at den underordnede myndighed underretter klageren om fristoverskridelsen, grunden hertil mv. samt om, hvornår klagen vil blive videresendt. Dette forhold understøtter også, at den underordnede myndighed ikke så tit kan udskyde videresendelsesfristen på 7 arbejdsdage. [...] En udskydelse i en længere periode kunne f.eks. tænkes i de tilfælde, hvor klageren i forbindelse med klagen henviser til en ny ombudsmandsudtalelse, der giver anledning til, at den underordnede myndighed konsulterer 13 en udenforstående sagkyndig om den nærmere forståelse og betydning af ombudsmandsudtalelsen i forhold til myndighedens sag.” I Forvaltningsret af Niels Fenger m.fl., Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2018, s. 1068, er det anført, at lovpligtige remonstrationsordninger normalt ikke forpligter myndigheden til at genoptage sagen til fuld realitetsbehandling. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave 2014, side 657, er det anført om fristen efter offentlighedslovens § 37, stk. 2, at den antages ikke at kunne udsættes så tit og i lige så lang tid som efter lovens § 36, stk. 2. En udskydelse i en længere periode kan eksempelvis tænkes i de tilfælde, hvor der i klagen henvises til ny ombudsmandspraksis, hvis fortolkning kræver konsultation af en ekstern sagkyndig. Miljøoplysningslovens regler om sagsbehandlingsfrister Hvis der anmodes om aktindsigt i miljøoplysninger, skal anmodningen vurderes efter reglerne i miljøoplysningsloven. Miljøoplysningslovens § 4, stk. 1, har følgende ordlyd: ”§ 4. En anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger behandles efter reglerne i § 16, stk. 1 og 2, i lov om offentlighed i forvaltningen og for anmodninger, der fremsættes af sagens parter, efter reglerne i § 16, stk. 2, i forvaltningsloven, jf. dog stk. 2 og 3. [...]” Det fremgår af § 6, stk. 2, i miljøoplysningsloven, at henvisninger i loven til lov om offentlighed i forvaltningen skal forstås som henvisninger til de pågældende bestemmelser i lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer (herefter 1985- offentlighedsloven). Henvisninger i miljøoplysningsloven er således ikke møntet på bestemmelser i den senest vedtagne offentlighedslov. Følgende fremgår miljøoplysningslovens § 4, stk. 3: ”§ 4. [...] Stk. 3. Sager om aktindsigt skal under hensyntagen til en eventuel tidsfrist, som anføres af den, der har fremsat 14 anmodningen, afgøres hurtigst muligt og senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen eller, hvis sagens omfang og komplekse karakter er af en sådan art, at fristen på 1 måned ikke kan overholdes, senest 2 måneder efter modtagelsen. Sager efter stk. 2, hvor der gives afslag på at stille oplysningerne til rådighed i den form, som den, der fremsatte anmodningen, ønsker, skal dog afgøres senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen.” Der gælder således absolutte tidsfrister for behandling og afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger. Vedkommende myndighed skal hurtigst muligt og under hensyntagen til en eventuel tidsfrist, fastsat af den, der anmoder om oplysningerne, afgøre, om en begæring om aktindsigt kan imødekommes, jf. lovens § 4, stk. 3. Ifølge Miljøministeriets vejledning til lov om aktindsigt i miljøoplysninger, pkt. 2.2.2, bør myndigheden så vidt muligt imødekomme en eventuel fastsat tidsfrist, da det ofte er vigtigt for offentligheden at få aktindsigten hurtigt. Dette gælder i særlig grad for pressen. Herudover gælder også 1985-offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om, at hvis en anmodning om aktindsigt ikke er imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget, skal myndigheden underrette den, der har anmodet, om grunden hertil, samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 1-2, har følgende ordlyd: ”§ 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. [...]” 15 Underretningen, jf. § 16, stk. 2, skal afsendes af myndigheden inden udløbet af den 10. dag efter modtagelsen af begæringen om aktindsigt, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 2003, s. 291. Alle sager om aktindsigt i miljøoplysninger skal afgøres senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen. Hvis sagens omfang eller komplekse karakter gør, at fristen på 1 måned ikke kan overholdes, kan sagens afgørelse udskydes til senest 2 måneder fra modtagelsen af anmodningen, jf. § 4, stk. 3. Omfang og kompleksitet går både på sagens rent fysiske omfang og på de juridiske problemer, aktindsigten måtte rejse. Der gælder således en absolut sagsbehandlingsfrist på 2 måneder fra modtagelsen af begæringen om aktindsigt. Rettes der henvendelse om aktindsigt i miljøoplysninger, som er omfattet af såvel 1985- offentlighedsloven som loven om aktindsigt i miljøoplysninger, skal vedkommende myndighed således træffe afgørelse i sagen senest 2 måneder fra modtagelsen af anmodningen. Det må ifølge John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 2003, s. 291 f., antages at gælde, selvom den, der har anmodet om aktindsigt, i sin begæring eventuelt alene har henvist til offentlighedsloven. Følgende fremgår på s. 56 i Folketingets Ombudsmands beretning for 2020: ”Offentlighed i en ekstraordinær tid De omtalte sager illustrerer, at det ikke har været enkelt for myndighederne at overholde offentlighedslovens krav om offentlighed og hurtig sagsbehandling, samtidig med at Danmark har befundet sig i en ekstraordinær situation med håndteringen af COVID-19. Offentlighed i forvaltningen er imidlertid en af hjørnestenene i det danske demokrati. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at befolkningen har krav på oplysninger om COVID-19, medmindre betingelserne for at undtage oplysninger er opfyldt. Ligesom medierne har krav på hurtige svar på aktindsigtsanmodninger for at kunne holde befolkningen orienteret. Ombudsmanden har forståelse for, at indsatsen mod COVID-19 igennem 2020 har været yderst ressourcekrævende for mange myndigheder, ikke mindst sundhedsmyndighederne. Det er ofte de samme medarbejdere, som f.eks. skal håndtere de 16 beredskabsmæssige opgaver, betjene politikerne og samtidig være sagsbehandlere i sager om anmodninger om aktindsigt. Men selv om der er massive udfordringer, må myndighederne tilpasse de sædvanlige arbejdsgange, så offentlighedsprincippet sikres. Indsatsen mod COVID-19 må med andre ord ikke stå i vejen for, at sager om aktindsigt behandles i overensstemmelse med offentlighedsloven.” I sagen FOB 2020-13 udtalte Folketingets Ombudsmand sig om Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider efter udflytningen af nævnet til Viborg i 2017, hvor kun få medarbejdere flyttede med. Ombudsmanden udtrykte forståelse for de væsentlige udfordringer, som nævnet havde stået over for, men måtte konstatere, at der var tale om uacceptabelt lange sagsbehandlingstider, og at de forventedes at fortsætte frem til udgangen af 2022. Ombudsmanden henstillede til, at nævnet og Energistyrelsen overvejede, om det var muligt at tage yderligere skridt eller justere prioriteringen yderligere med henblik på yderligere at fremme afviklingen af de gamle sager. Folketingets Ombudsmand udtalte sig i sagen FOB 2022-10 om rimeligheden af Styrelsen for Patientklagers sagsbehandlingstid i klagesager om aktindsigt i patientjournaler efter sundhedsloven. Styrelsen havde bl.a. henvist til, at der havde været en ophobning af sager i forbindelse med en udflytning, og at der under coronapandemien havde været et stort udlån af medarbejdere til Covid-19-relaterede opgaver i andre dele af koncernen. Ombudsmanden udtalte, at utilstrækkelige ressourcer nok var et ”subjektivt undskyldende moment”, men ikke kunne bevirke en forlængelse af den tid, som man måtte anse for en i almindelighed acceptabel sagsbehandlingstid. I sagen FOB 2021-31 udtalte Folketingets Ombudsmand sig om Sundhedsministeriets underretninger i en sag om aktindsigt. Ministeriet havde i løbet af 167 arbejdsdage sendt ni underretningsbreve med nye udmeldinger om, hvornår sagen kunne forventes færdigbehandlet. Ombudsmanden understregede, at en myndigheds udmeldinger om den forventede sagsbehandlingstid skal være realistiske, uanset om det vil vise, at myndigheden ikke overholder lovbestemte frister. Det var desuden ombudsmandens opfattelse, at den tid, som Sundhedsministeriet havde brugt på at behandle aktindsigtsanmodningen, var kritisabel. For så vidt angår årsagen til fristoverskridelserne havde ministeriet frem til den 3. august 2021 henvist til ”den helt særlige situation med håndtering af COVID-19” og behandlingen af tidligere modtagne aktindsigtsanmodninger. 17 Sådan vurderer vi sagen Ankestyrelsen forstår Vordingborg Kommunes skrivelse af 30. marts 2020 og de efterfølgende udtalelser til Ankestyrelsen således, at kommunen nedprioriterede sager om aktindsigt og satte sagerne i bero på ubestemt tid i forbindelse med coronapandemien, hvis kommunen vurderede, at sagsbehandlingen krævede en søgning i kommunens fysiske arkiver. Vi forstår videre sagen således, at de konkrete sager, som blev sat i bero, vedrørte anmodninger om aktindsigt i ældre oplysninger om primært kloakforhold, og at der ikke var tale om anmodninger om partsaktindsigt inden for et af de områder, hvorpå der under coronapandemien blev udstedt bekendtgørelser om fravigelse af regler i medfør af epidemiloven. Lovgivningen om aktindsigt forudsætter, at aktindsigtsanmodninger skal behandles hurtigt. Dette princip kommer også til udtryk i ombudsmandspraksis, hvor det ligeledes fremgår, at myndigheder er forpligtet til at have et beredskab til at behandle aktindsigtsanmodninger og til – om nødvendigt – at tilpasse deres arbejdsgange, således at sager om aktindsigt også kan fremmes i særlige situationer som coronapandemien. Myndighederne er forpligtet til i hver enkelt sag om aktindsigt at underrette anmoderen om, hvorpå sagen beror, og præcis hvornår kommunen forventer at kunne besvare anmodningen, hvis fristen ikke kan overholdes. Vi henviser til underretningspligten i 2013- offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt., og 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 2. Det er på den baggrund Ankestyrelsens opfattelse, at Vordingborg Kommune ikke var berettiget til at nedprioritere sager om aktindsigt omfattet af offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven og sætte dem i bero på ubestemt tid under coronapandemien. For så vidt angår anmodninger om aktindsigt i miljøoplysninger henviser vi desuden til, at der i disse sager er en absolut sagsbehandlingsfrist på to måneder, og at kommunen allerede af den grund ikke kunne udsætte 18 sagsbehandlingen på ubestemt tid. Vi henviser til miljøoplysningslovens § 4, stk. 3, 1. pkt. Vi bemærker, at det ikke fremgår af kommunens udtalelser, at kommunen overvejede at iværksætte tiltag for at sikre, at en eller flere medarbejdere kunne møde op på arbejdspladsen og fremsøge fysiske dokumenter på forsvarlig vis i stedet for helt at sætte sagsbehandlingen i bero. Vi bemærker også, at det ikke fremgår klart af kommunens udtalelser, om kommunen overholdt underretningspligten i de sager, som blev sat i bero. Vi bemærker desuden, at kommunen ikke har redegjort for, hvorfor kommunen generelt anser sig for forpligtet til på ny at gennemgå arkiverne i forbindelse med remonstration. Remonstrationsordningen blev indført i offentlighedsloven med henblik på at sikre en hurtig og effektiv klagesagsbehandling, og det forudsættes i lovbemærkningerne, at fristen på syv arbejdsdage som udgangspunkt overholdes. En fremgangsmåde, hvor processen forsinkes ved en fornyet søgning efter dokumenter, må efter Ankestyrelsens opfattelse forudsætte, at nye oplysninger i anmoderens klage eller andre forhold har medført konkret tvivl om, hvorvidt der foreligger yderligere dokumenter eller oplysninger omfattet af anmodningen. Ankestyrelsen forudsætter, at kommunen på nuværende tidspunkt har færdigbehandlet alle de sager om aktindsigt, som blev sat i bero under henvisning til coronapandemien. Vi beder kommunen om inden for 1 måned at oplyse, hvad udtalelsen giver kommunen anledning til. Vi offentliggør denne udtalelse på Ankestyrelsens hjemmeside www.ast.dk i anonymiseret form. Ankestyrelsens kompetence som tilsynsmyndighed Ankestyrelsen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Det står i § 48, stk. 1, i kommunestyrelsesloven. 19 Ankestyrelsen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser. Det står i § 50 i kommunestyrelsesloven. Venlig hilsen Eva Sonne Kopi er sendt til: [A] 20 Vi har anvendt: Lovbekendtgørelse om kommunernes styrelse (kommunestyrelsesloven) nr. 47 af 15. januar 2019 Lovbekendtgørelse om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) nr. 145 af 24. februar 2020 Lovbekendtgørelse om aktindsigt i miljøoplysninger (miljøoplysningsloven) nr. 980 af 16. august 2017 Lov om offentlighed i forvaltningen (1985-offentlighedsloven) nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer Vejledning nr. 9847 af 19. december 2013 om lov om offentlighed i forvaltningen Vejledning nr. 10564 af 14. juni 2006 til lov om aktindsigt i miljøoplysninger phhmw Får du problemer med aktindsigt sender du denne afgørelse til berørte kommune. Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#13 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Også aktindsigt ved KL Kommunernes Landsforening
Ombudsmanden:
https://www.ombudsmanden.dk/find-vid...r/2022/2022-28 FOB 2022-28 Anvendelsesområdet for offentlighedslovens § 30, nr. 2, og § 33, nr. 3, på organer mv. uden for den offentlige forvaltning 24-11-2022 En borger klagede til ombudsmanden over, at en konsulentvirksomhed havde givet afslag på aktindsigt i dokumenter og oplysninger vedrørende en analy*se, som konsulentvirksomheden havde udarbejdet for en kommune. Konsulentvirksomheden var en privat forening, der ikke var omfattet af den offentlige forvaltning. Den havde imidlertid en medlemskreds, der udelukkende bestod af kommuner. Konsulentvirksomheden var derfor omfattet af offentlighedslovens § 4, stk. 1, som et overvejende offentligt ejet selskab. Da konsulentvirksomheden ikke var en del af den offentlige forvaltning, rejste sagen et spørgsmål om, hvorvidt virksomheden kunne anvende offentlighedslovens § 33, nr. 3, om undtagelse af oplysninger fra aktindsigt af hensyn til det offentliges økonomiske interesser til at undtage oplysninger om egne drifts- og forretningsforhold fra aktindsigt. Ombudsmanden mente ikke, at konsulentvirksomheden kunne anvende offentlighedslovens § 33, nr. 3, på sådanne oplysninger. Om oplysningerne kunne undtages fra aktindsigt, måtte i stedet bedømmes efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, om undtagelse af oplysninger om en virksomheds drifts- eller forretningsforhold mv. Sagen rejste endvidere et spørgsmål om ekstrahering af såkaldte funktionsfakta. (Sag nr. 22/01602) Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#14 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Komponent KL`s kursus og rådgivningsvirksomhed
..... er i gang med at undervise inden for alt hvad der er penge i, her AKTINDSIGT:
https://www.komponent.dk/hr/aktindsi...4XN3y4AEn3xVsA Bliv skarp på hvordan du håndterer aktindsigtssager og undgår fejl. Hvorfor er kurset relevant Reglerne om aktindsigt og indsigt er mange, og hvis kommunen begår fejl i disse sager og ikke får udleveret de rigtige ting, bliver den ofte beskyldt for forsøg på at skjule sandheden. Det kan udvikle sig til nogle rigtige møgsager. Kursets indhold Mange oplever, at det er svært at jonglere mellem de mange hovedregler og undtagelser og undtagelser til undtagelser og – for at det ikke skal være løgn - undtagelser til undtagelser til undtagelser, der findes i reglerne om aktindsigt og indsigt. På kurset får du svar på spørgsmål som fx Er der aktindsigt i dokumenter, der ikke er journaliseret? Kan man forhindre aktindsigt i uheldige formuleringer i et dokument? Er det ikke rigtigt, at der ikke er aktindsigt i interne dokumenter? Hvad er forskellen på aktindsigt, dataudtræk, indsigtsret efter GDPR og aktindsigt efter miljøoplysningsloven? Er der ikke en grænse for, hvor meget og hvor tit borgere og journalister kan bede om aktindsigt? Hvordan håndterer man i det hele taget en anmodning om aktindsigt fra den kommer ind ad døren til den færdige afgørelse er klar? Udbytte På kurset bliver du introduceret og trænet i en metode til at holde styr på hovedregler og undtagelser, så du bliver sikker i at bruge reglerne, når nogen beder om aktindsigt. Du bliver i stand til at håndtere anmodninger om aktindsigt m.v., og kan navigere i hvad der skal udleveres og hvad der kan undtages fra indsigt. Undervisere/ Oplægsholdere På kurset underviser chefkonsulent Natalia Lehnsdal og chefkonsulent Karin Hoffmann-Hansen. De håndterer til daglig aktindsigtssager i KL. Desuden svarer de løbende på telefoniske henvendelser fra kommunerne om aktindsigt. De er begge erfarne undervisere. 3.850 kr. Sted og startdato København: 8. oktober 2024 Varighed: 1 dag Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#15 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Journalisering & Notatpligt
https://www.ombudsmanden.dk/find-vid...journalisering
Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet. Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling. https://www.ombudsmanden.dk/find-vid...t/2-notatpligt En myndighed har notatpligt i afgørelsessager, når den mundtligt eller på anden måde modtager oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse. Pligten til at tage notat gælder også i forhold til væsentlige sagsekspeditionsskridt. Notatpligten indebærer, at myndigheden snarest muligt skal gøre notat. Notatpligten gælder dog ikke, hvis oplysningerne, vurderingerne eller sagsekspeditionsskridtene allerede fremgår af sagens dokumenter. Pligten til at tage notat er med til at sikre, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i sagen (dokumentationshensyn), og vil også kunne give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn). phhmw Hvis ikke du modtager din aktindsigt kan kommunen ikke afgører sagen eller sagerne, FØR du har modtaget din aktindsigt. Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#16 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Forstår du nu.......
.... hvorfor du skal søge aktindsigt ved Ankestyrelsen når du anker/klager over en afgørelse fra kommunen?
https://fagbladet3f.dk/ankestyrelsen...H-ZItBpALEdl0Q KOMMUNER | 24. JULI 2024 KL. 11.00 Ankestyrelsen: Kommuner glemmer sagsakter i en ud af fem job-sager. Nu kan kommuner ringe til Ankestyrelsen, hvis de ikke kan finde ud af, hvilke papirer de skal sende i en sag. Men styrelsen burde gå hårdere til værks, mener Lene Krabbe Dahl fra 3F. Når Ankestyrelsen skal behandle sager fra kommunerne på beskæftigelsesområdet, mangler der i cirka hver femte sag de nødvendige sagsakter. Det betød, at Ankestyrelsen i 2023 måtte bede kommunerne om at indsende flere sagsakter i cirka 1.700 sager på beskæftigelsesområdet. Nu prøver Ankestyrelsen at gøre noget ved det. Kommuner kan ringe Som led i et forsøg har 10 kommuner fået et direkte telefonnummer, så de kan ringe og spørge, hvis de er i tvivl om, hvilke papirer de skal sende med en sag. – Formålet er at øge kommunens fokus på, hvilke sagsakter der er nødvendige for at Ankestyrelsen kan behandle klagesagen, lyder det i et nyhedsbrev fra styrelsen. I 3F anerkender forbundssekretær Lene Krabbe Dahl hensigten med projektet. – Jeg kunne dog godt tænke mig, at Ankestyrelsen forholdt sig lidt mere håndgribeligt til kommunernes til tider noget lemfældige omgang med borgernes retssikkerhed, siger hun. Ulovlige sygedagpenge-stop Fagbladet 3F har gennem længere tid afsløret, at en række borgere ulovlig har fået frataget deres sygedagpenge fra flere forskellige kommuner – men af en person ansat i et privat firma, Marselisborg Work & Life. I mindst 34 tilfælde siden midten af juni sidste år, har Ankestyrelsen erklæret sygedagpengeafgørelserne fra flere kommuner for ”ugyldige”, har styrelsen selv oplyst til 3F. Det er nemlig kun kommunerne selv, der må beslutte at stoppe en borgers sygedagpenge. Og netop afgørelser efter sygedagpengeloven, er et af de områder, hvor Ankestyrelsen selv peger på, at kommunerne kan stramme ballerne. Ankestyrelsen forklarer overfor kommunerne, at de skal sørge for at få sendt alle sagsakter videre, som kommunen selv har brugt, da den traf afgørelsen. “Send sagerne retur” Lene Krabbe Dahl fra 3F mener, at Ankestyrelsen burde gå hårdere til værks: – Hvis man fra Ankestyrelsens side i stedet for at rykke kommunen for oplysninger og sagsakter i stedet sendte sagen tilbage til kommunen til fornyet behandling, så skal kommune udbetale sygedagpenge til borgeren, indtil den har gjort det rigtige. Og så ville kommunerne mærke det, når de ikke overholder de regler, som gælder, mener hun. – Reglerne skal jo sikre borgernes retssikkerhed, tilføjer hun. Hilsen Peter ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#17 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Kan kommunen slettet i borgernes journaler?
På Facebook florerer påstande om at kommunen, sagsbehandlere kan slette i borgerens journaler, når denne søget aktindsigt.
Bruges det? ""Her er vejledning, om hvordan kommunernes folk, kan rette og slette i aktindsigten. Vil i være på den sikre side, altid få kommunale papirer ud på print."" https://edu-help.dubu.dk/index.htm?f...paktivitet.htm Fra Facebook: https://www.facebook.com/share/p/NeeJ1VW5de9HBDnj/ https://www.facebook.com/share/p/Mdw4YqPQHn89XbrU/ Da tilliden til kommunernes evne til at nå deres mål, herunder på ulovlig vis, er noget flosset, bør vi holde øje med udviklingen. Hilsen Peter ![]() ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#18 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Spørgsmål om sletning af oplysninger i kommunal sag
Dato: 01-01-2004
Datatilsynet Spørgsmål om sletning af oplysninger i kommunal sag https://www.datatilsynet.dk/afgoerel...i-kommunal-sag Historisk afgørelse Dette er en historisk afgørelse truffet efter persondataloven, som ikke længere er gældende i Danmark. Datatilsynet har ikke taget stilling til, hvordan de historiske afgørelser ville være faldet ud, hvis de var truffet efter de nuværende regler, ligesom der kan være enkelte af de historiske afgørelser, som senere er blevet præciseret eller omgjort. Afgørelser https://www.datatilsynet.dk/afgoerelser/afgoerelser Her på siden finder du et udvalg af Datatilsynets afgørelser - både de principielle sager og de mere simple afgørelser, der er gode til at illustrere, hvordan man konkret skal forstå reglerne. Lovgivning https://www.datatilsynet.dk/hvad-sig...rne/lovgivning Hilsen Peter ![]() ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
#19 |
Moderator
Tilmeldingsdato: 08-12 2005
Lokation: Dragør Danmark
Indlæg: 11.996
Styrke: 33 ![]() ![]() ![]() ![]() |
Spørgsmål om sletning af oplysninger i kommunal sag
https://www.datatilsynet.dk/afgoerel...i-kommunal-sag
Sletning af personoplysninger. https://www.datatilsynet.dk/hvad-sig.../sletning-emne Hvad er sletning Slettefrister Procedure for sletning Opfølgning på sletning Retten til at blive glemt Backup og sletning Gode råd Læs mere Hilsen Peter ![]() ![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
|
|